Troppi fornitori IT: i costi nascosti della frammentazione e come riprendere il controllo

Il gestionale lo segue una software house. La rete e i PC un tecnico esterno. Il sito un’agenzia, il cloud un altro fornitore ancora, la sicurezza un consulente chiamato quando serve. Ogni scelta, presa da sola, aveva senso. Messe insieme, formano un sistema che nessuno governa davvero.

È una situazione molto comune nelle piccole e medie imprese, e ha un nome: frammentazione dei fornitori IT (in inglese vendor sprawl). Il problema non è avere più fornitori, è non avere più il controllo. E il conto non arriva in una fattura sola: si distribuisce in tempo perso, ritardi, rischi e decisioni prese senza una visione d’insieme.

Come si arriva ad avere troppi fornitori IT

Quasi mai per scelta. Gli ambienti IT crescono per stratificazione: un progetto porta un nuovo software, un’urgenza porta un nuovo tecnico, un reparto sceglie in autonomia il proprio servizio in abbonamento. Nessuna di queste decisioni è sbagliata, ma nessuna tiene conto delle altre.

Il fenomeno è diffuso anche nelle grandi organizzazioni. Secondo un’indagine di Forrester del 2024, il 77% dei responsabili delle decisioni tecnologiche negli Stati Uniti descrive il proprio ambiente IT come moderatamente o fortemente frammentato. Una ricerca di O2 Business del 2026 su 500 dirigenti nel Regno Unito ha rilevato che quasi la metà considera il proprio assetto tecnologico più complicato del necessario (fonte).

In una PMI italiana la dinamica è la stessa, con una differenza: spesso non c’è un reparto IT interno che faccia da regista. Il coordinamento ricade sul titolare, sull’amministrazione o su chi “se ne intende”.

I costi nascosti della frammentazione

Il tempo di chi coordina

Ogni fornitore ha il suo contratto, le sue scadenze, il suo modo di aprire una richiesta di assistenza, il suo referente. Rinnovi, trattative, solleciti e riunioni si moltiplicano per il numero dei fornitori. È lavoro che non compare in nessuna fattura, ma che qualcuno in azienda fa ogni settimana, sottraendo ore al proprio mestiere.

Il rimpallo delle responsabilità

È il costo più frustrante. Un programma non stampa: il fornitore del software dice che il problema è la rete, il tecnico della rete dice che è il software. Due interventi, due fatture, nessuna soluzione. Quando i fornitori non parlano tra loro, i problemi passano di mano invece di essere risolti, e ogni ora di fermo pesa sull’operatività.

Doppioni e sprechi

Con molti fornitori è facile pagare due volte la stessa cosa: due servizi che fanno lo stesso lavoro, licenze non più usate, attività di manutenzione sovrapposte. Senza un quadro unico nessuno se ne accorge, perché ogni voce di spesa, presa da sola, sembra giustificata.

Integrazioni fragili e lavoro manuale

Sistemi scelti separatamente spesso non dialogano. Il risultato sono dati ricopiati a mano da un programma all’altro, fogli Excel che fanno da ponte, errori di trascrizione. Ogni passaggio manuale è tempo, e ogni ponte improvvisato si rompe al primo aggiornamento.

Livelli di servizio diversi

Ogni fornitore ha le sue priorità e i suoi tempi di risposta. Uno interviene in giornata, un altro in tre giorni lavorativi. Quando un problema coinvolge più sistemi, il tempo di risoluzione è quello del fornitore più lento.

Sicurezza: ogni fornitore è una porta in più

Ogni fornitore che accede ai sistemi aziendali porta con sé credenziali, accessi remoti e dati condivisi. Più fornitori significa più punti di ingresso da controllare, più password da gestire, più persone esterne che conoscono l’infrastruttura. E quando nessuno ha la visione d’insieme, è difficile sapere chi può accedere a cosa.

Gli obblighi normativi

Per molte aziende la gestione dei fornitori non è più solo una questione di efficienza. Il decreto legislativo 138/2024, che recepisce in Italia la direttiva europea NIS2, all’articolo 24 include la sicurezza della catena di approvvigionamento tra le misure di gestione del rischio che i soggetti obbligati devono adottare, compresi i rapporti con i fornitori diretti di servizi (approfondimento su Agenda Digitale). In pratica significa conoscere i propri fornitori, valutarli, regolare i rapporti con clausole adeguate e avere un piano se uno di loro subisce un incidente.

Anche le aziende non direttamente soggette alla NIS2 ne sentono gli effetti: i clienti obbligati chiedono ai propri fornitori standard di sicurezza più alti. Più frammentata è la filiera IT, più è difficile rispondere.

Il costo di cambiare

Infine c’è il costo che si vede solo quando serve: sostituire un fornitore. Gli studi sull’outsourcing IT, come quello di Jérôme Barthélemy pubblicato da MIT Sloan Management Review, indicano tra i costi più sottovalutati proprio quelli di transizione e di cambio fornitore (fonte). Con tanti fornitori, ognuno con la sua documentazione (o senza), ogni cambio diventa un piccolo progetto.

Consolidare sì, ma senza dipendere da uno solo

La risposta più ovvia è ridurre i fornitori. Ma anche qui c’è un rischio: affidare tutto a un unico fornitore significa dipendere da lui per prezzi, tempi e competenze. Gli analisti lo chiamano il paradosso del consolidamento: meno fornitori semplificano la gestione, ma possono ridurre il potere negoziale e l’accesso a competenze diverse (Roland Berger).

L’obiettivo quindi non è avere un solo fornitore, ma un solo punto di governo: qualcuno che conosce l’insieme, coordina chi lavora, risponde dei risultati e mantiene la possibilità di scegliere le competenze migliori per ogni ambito.

Dalla frammentazione al controllo: da dove partire

1. Fare l’inventario. Elencare tutti i fornitori IT, cosa fanno, quanto costano, quando scadono i contratti e chi ha accesso a quali sistemi. Spesso è già questo passaggio a far emergere doppioni e servizi dimenticati.
2. Disegnare le dipendenze. Capire quali sistemi parlano tra loro e quali fornitori devono collaborare quando qualcosa si ferma. È qui che si individuano i punti dove nascono i rimpalli.
3. Misurare il costo vero. Alle fatture vanno aggiunte le ore interne dedicate al coordinamento e il costo dei fermi. Il confronto è spesso sorprendente.
4. Rivedere i contratti. Livelli di servizio chiari, tempi di intervento, clausole di sicurezza e di uscita, documentazione consegnata al cliente.
5. Scegliere un unico referente. Una figura o un partner che governi l’insieme, risponda dei risultati e faccia lavorare i fornitori come una squadra.

L’approccio di Con.Ser.It

Con.Ser.It è un consorzio che riunisce aziende specializzate in Information Technology, Digital, Software e Intelligenza Artificiale. Il modello nasce proprio per risolvere questo problema: il cliente ha un unico referente che coordina il lavoro, mentre dietro operano aziende con competenze complementari, dallo sviluppo software alle infrastrutture, dai team dedicati ai progetti per gare e bandi.

Questo permette di unire i due vantaggi che di solito si escludono: la semplicità di un solo interlocutore e la ricchezza di più specialisti, senza dipendere da un singolo fornitore. Come lavoriamo è descritto nella sezione Metodo: ascolto, analisi, costruzione del team, un referente unico, controllo della qualità.

Se vuoi capire quanto ti costa davvero la frammentazione del tuo IT, contattaci: partiamo dall’inventario dei tuoi fornitori e ti diciamo dove si può semplificare.

Domande frequenti

Quanti fornitori IT sono troppi? Non esiste un numero giusto. Sono troppi quando nessuno in azienda sa dire con certezza chi gestisce cosa, quando i problemi rimbalzano tra fornitori o quando il coordinamento occupa più tempo del lavoro stesso.

Ridurre i fornitori fa sempre risparmiare? Non sempre sulle singole tariffe, ma quasi sempre sul costo complessivo: meno tempo di coordinamento, meno doppioni, fermi più brevi. Il rischio da evitare è legarsi a un unico fornitore senza alternative.

La NIS2 riguarda anche la mia azienda? Dipende dal settore e dalle dimensioni. Anche se l’azienda non è direttamente soggetta, può essere chiamata a rispettare requisiti di sicurezza dai clienti che lo sono. Conoscere e governare i propri fornitori IT è comunque il primo passo.